秘書の仕事のひとつにボスが出席する会合や勉強会、フォーラムの日程調整があります。 こういった日程調整で、まず秘書が考えるのは、①ボスの立ち位置は？、②勉強会/会合の重要度（ボスにとって）、③日程調整に要する時間の3つです。 ①、②は秘書の力で簡単に…

前回、秘書が使う文房具ということで電話メモノートを紹介しましたが、同僚や上司宛の電話を代わりにとる機会は、秘書ではなくとも事務職の方であれば誰でもよくあるはず。 その際、上司や同僚に残すのが「電話メモ」ですよね。 電話メモ作成を省力化するた…

秘書の大事なお仕事の一つが社内外からの電話を受けたり取り次いだりすることです。 受ける電話の中には、業界で有名な方やVIPのお客様からボス宛にお電話いただく事もありますし、先方の秘書さんからアポイントのお願いのお電話をいただくことがあります。 …

1回違う話題をはさみましたが、またおすすめの手土産をご紹介したいと思います。 手土産としてお渡しする機会が一番多い和菓子についてです。 おすすめしたいものが多すぎてどれを選んだら良いのか迷ってしまうのですが、今回はまず5つご紹介します。 ①「老…

手土産に一番よく選ぶのは、和菓子・洋菓子です。 おすすめの手土産は色々ありますが、洋菓子で思いつくものを今回ご紹介したいと思います。 ①「西洋菓子しろたえ赤坂」のレアチーズケーキ：東京都 赤坂見附から徒歩5分ほどの喫茶店・ケーキ屋さん。 私も何…

手土産にお茶を選ぶことは滅多にありませんが、 お茶がお好きな方や甘いものやお酒が苦手な方、外国人の方に数回だけ手土産として選んだことがあります。 ①一保堂：京都府 有名ですよね、私も大好きです。 「京銘茶」のお店で、京都に本店がある日本茶のお店…

秘書のお仕事のひとつに手土産（お土産）の準備があります。 お渡しする方によって、どの様な手土産を手配するかがかわります。 お客様が外国人なのか、日本人なのか。どこの地方の方なのか、年齢はおいくつなのか、等々。 色々な手土産を手配してきましたが…

秘書は様々な文房具を日々活用していますが、そのなかの一つをご紹介します。 秘書の重要な仕事の１つが担当役員宛郵便物の整理です。 毎日たくさんご招待状、ご案内状が届きますので、1つずつ出欠を確認し、先方に連絡をします。 そして、招待状を当日持参…

外国のお客様からのお電話がかかってくる会社で働いていると、 秘書も英語での電話対応が必要になります。 私自身、英語が得意ではないので、できれば英語の電話は応対したくないのですが、そうも言ってられないので頑張って対応しています。 私の場合はよく…

秘書はしょっちゅう自分自身のメールアドレスを電話でお伝えする機会があります。 例えば、こんな時。 １．担当役員の連絡先を問われた場合 お客様によっては、電話で担当役員のメールアドレスや携帯電話番号を尋ねてくることがありますが、基本的には役員へ…

秘書になって、いい言葉だな、と感じた言葉。 それは、「恐れいります」です。 日本語として本当に正確なところは私もわかっていませんが、 ビジネスの場で「恐れ入ります」といえば、「すみません、申し訳ありません」だったり、「失礼ですが」「ありがとう…

電話対応の時の言葉遣い。 外部の方とアポを調整する際、先方の秘書さんとお話しするので、毎日他企業の秘書さんとお話しするが、秘書によってその会社のイメージがかわることもある。 なので、電話対応は本当に大切。 秘書経験ゼロだった私は、先輩秘書の電…

秘書室にきて、戸惑ったのが他の秘書さんの言葉遣い。 プロの秘書さんは言葉遣いや所作が丁寧で、日頃から使用して慣れてらっしゃるのでとても自然でびっくりしたのを覚えています。 お客様、電話応対、メール、担当役員、他の役員等、あらゆる方に丁寧に、…

秘書の1日はボスが出社する前から始まり、ボスが帰った後まで続きます。 担当する役員によってスタイルが異なりますが、平均的な1日をご紹介します。 誰も書かなかった秘書の仕事―この際、書いてしまえっ 作者: 岩山康志 出版社/メーカー: 文芸社 発売日: 20…

秘書と一言で言っても色々な秘書がいます。 タイプで分けると、 ①個人秘書 ひとりで1人のボスを担当する秘書。 ②グループ秘書 複数の秘書で複数のボスを担当する秘書。 たいていは、秘書室にいる秘書複数名で仕事をします。 仕事の内容は秘書によっても異な…