勉強会、フォーラム、会合の日程調整
秘書の仕事のひとつにボスが出席する会合や勉強会、フォーラムの日程調整があります。
こういった日程調整で、まず秘書が考えるのは、①ボスの立ち位置は?、②勉強会/会合の重要度(ボスにとって)、③日程調整に要する時間の3つです。
①、②は秘書の力で簡単に変えられることではありませんが、③のは秘書の対応方法次第でコントロールできます。
秘書の経験上、日程調整に時間を要す会合の場合は、都合のつく日程(確実に都合がつく旨提示する候補日時)をあまり出さない等秘書は調整しています。
(あ、嘘は良くないので、嘘にならない範囲で行います。ここが秘書の力の見せ所です!)
さて、話は若干変わりますが、勉強会、フォーラムの日程調整メールで多いのは、勉強会や会合の事務局(幹事をされている先生の秘書からの場合もある)から「別添されているエクセルファイルにボスの予定を〇、×で記載してください。」というメールが送られてくること。時には、数か月間にわたる予定を1時間毎に区切られているエクセルに〇、×に入れてほしいといったもの等もあります。
非常に短期間(2、3日)で日程調整を了してくれる勉強会の場合は、大体ありのままの予定を記載しますが、日程調整に時間を要す勉強会等の場合、かなり限定的(2割程)都合のつく予定を記載するのみでそれ以外はすべて×若しくは△にし、「出張等の予定が未定のため変更の可能性あり」と付した上で回答しています。
事務局の方は気づいてらっしゃらないかもしれませんが、1時間毎に数か月間の予定を考えて〇、×記載するのは意外に手間がかかるものです。
こういう依頼がきたら、心のなかでいつも思っていること。
幹事をされている先生の秘書の方、お願いですからまずは自身のボスの都合を加味し、選択肢を1つでも減らしてから送ってくれ!
同じ様な感情を1度は持たれた秘書の方が多いのではないでしょうか。。。
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