秘書が使う英語表現 （電話編）
外国のお客様からのお電話がかかってくる会社で働いていると、
秘書も英語での電話対応が必要になります。
私自身、英語が得意ではないので、できれば英語の電話は応対したくないのですが、そうも言ってられないので頑張って対応しています。
私の場合はよく使うフレーズをまとめてノートにメモしています。英語の電話がかかってきたらすぐに確認できるので、意外と焦らず対応できます。
１．名前を名乗る場合
①こちらからお電話した場合
Hello. I am [自分の名前] from [〇▼会社].
I am the assistant to the [担当役員の役職] Mr. ●●.
May I talk to [電話したい相手の名前] in your [部署名] department please?
②先方からお電話いただいた場合
Good afternoon. This is [〇▼会社], [自分の名前] speaking.
２．先方の名前、会社名が知りたい場合
May I ask who is calling? お名前をご教示いただけますか？
Could I have your company name? 御社名を教えていただけますか？
（もう一度聞きたい場合）
May I ask your name again? お名前をもう一度教えていただけますか？
Could you please spell your name ? お名前のスペルを教えていただけますか？
３．相手の言っている事が聞き取れない場合
I am sorry but would you please speak more slowly? もう少しゆっくりお話しいただけますか？
Could you speak a little lowder please? もう少し大きな声でお話しいただけますか？
４．少しお待ちいただく場合
Please hold the line. (Could you hold the line please?)
Just a moment, please.
５．保留して取り次ぐ場合
I will put you through. おつなぎします。
I will put you through the person in charge. please hold the line. 担当者に代わりますので少々お待ちください。
Let me transfer you to the [担当部] department. 担当部におつなぎします。
Let me transfer you to his assistant. Just a moment please. 当該役員の担当秘書におつなぎします。少々お待ちください。
６．電話を取り次げない場合
I am afraid [担当役員] is away from his desk right now. 生憎離席中です。
I am sorry but [担当役員] is in the meeting now. 生憎会議中です。
I am afraid [担当役員] is on a business trip. 生憎出張中です。
I am afraid [担当役員] is out of office now. 生憎外出しております。
I am afraid [担当役員] is on another line. 生憎別の電話にでております。
Would you like to leave a message? ご伝言を承ります。
Could I take a message? ご伝言を承ります。
I will ask him call you back later. 折り返しお電話する様申し伝えます。
Shall I have him call you back, when he is free? 手が空き次第折り返しお電話させましょうか？
７．連絡先を教えていただく場合
Could I have your phone number? お電話番号を教えていただけますか？
May I have your e-mail address? メールアドレスを教えていただけますか？
Let me repeat your phone number/ e-mail address. 復唱いたします。
８．その他（よく使う表現）
How can I help you ? ご用件を承ります。
Certainly. かしこまりました。
It's correct. 間違いありません。
Would you please send me e-mail? E-mailでご用件を送付いただけますか？
