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秘書が使う英語表現 (電話編)

お仕事(秘書_まじめ)

外国のお客様からのお電話がかかってくる会社で働いていると、

秘書も英語での電話対応が必要になります。

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私自身、英語が得意ではないので、できれば英語の電話は応対したくないのですが、そうも言ってられないので頑張って対応しています。

私の場合はよく使うフレーズをまとめてノートにメモしています。英語の電話がかかってきたらすぐに確認できるので、意外と焦らず対応できます。

 

1.名前を名乗る場合

①こちらからお電話した場合

Hello. I am  [自分の名前] from [〇▼会社]. 

I am the assistant to the [担当役員の役職] Mr. ●●.

May I talk to [電話したい相手の名前]  in your [部署名] department please?

 

②先方からお電話いただいた場合

Good afternoon. This is [〇▼会社], [自分の名前] speaking. 

 

2.先方の名前、会社名が知りたい場合

May I ask who is calling? お名前をご教示いただけますか?

Could I have your company name? 御社名を教えていただけますか?

 

(もう一度聞きたい場合)

May I ask your name again?  お名前をもう一度教えていただけますか?

Could you please spell your name ? お名前のスペルを教えていただけますか?

 

3.相手の言っている事が聞き取れない場合

I am sorry but would you please speak more slowly? もう少しゆっくりお話しいただけますか?

Could you speak a little lowder please? もう少し大きな声でお話しいただけますか?

 

4.少しお待ちいただく場合

Please hold the line. (Could you hold the line please?)

Just a moment, please.

 

5.保留して取り次ぐ場合

I will put you through. おつなぎします。

I will put you through the person in charge. please hold the line. 担当者に代わりますので少々お待ちください。

Let me transfer you to the [担当部] department. 担当部におつなぎします。

Let me transfer you to his assistant. Just a moment please. 当該役員の担当秘書におつなぎします。少々お待ちください。

 

6.電話を取り次げない場合

I am afraid [担当役員] is away from his desk right now. 生憎離席中です。

I am sorry but [担当役員] is in the meeting now. 生憎会議中です。

I am afraid  [担当役員] is on a business trip. 生憎出張中です。

I am afraid [担当役員] is out of office now. 生憎外出しております。

I am afraid [担当役員] is on another line. 生憎別の電話にでております。

 

Would you like to leave a message? ご伝言を承ります。

Could I take a message? ご伝言を承ります。

 

I will ask him call you back later. 折り返しお電話する様申し伝えます。

Shall I have him call you back, when he is free? 手が空き次第折り返しお電話させましょうか?

 

7.連絡先を教えていただく場合

Could I have your phone number? お電話番号を教えていただけますか?

May I have your e-mail address? メールアドレスを教えていただけますか?

 

Let me repeat your  phone number/ e-mail address. 復唱いたします。

 

8.その他(よく使う表現)

How can I help you ? ご用件を承ります。

Certainly. かしこまりました。

It's correct. 間違いありません。

Would you please send me e-mail? E-mailでご用件を送付いただけますか?

 

秘書の英語〈実務ハンドブック〉

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