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言葉遣い(電話対応)

電話対応の時の言葉遣い。

外部の方とアポを調整する際、先方の秘書さんとお話しするので、毎日他企業の秘書さんとお話しするが、秘書によってその会社のイメージがかわることもある。

なので、電話対応は本当に大切。

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書経験ゼロだった私は、先輩秘書の電話応対や先方秘書さんの言葉遣いを聞いて学び、今まであまり馴染みがなかった言葉も使う様になりました。

例えば、こんな言葉。

・生憎

・かしこまりました。

・恐れ入りますが

・御受け致しかねます。

・差支えなければ

・後程あらためます(もう一度電話するとき)

・念のため復唱いたします(お電話番号等)

・同時に代わらせていただきます

 

最初一番戸惑ったのは、「同時にかわらせていただきます」「先にかわらせていただきます」という言葉。先方の秘書さんに言われて、何のことかさっぱりわからなかった私(笑)。

 

どこの会社も役員は多忙なたため、電話で話すのも日時調整が必要。

なので、通常、役員宛の電話は秘書の電話番号に転送される様設定されています。

双方の役員本人が電話で話す場合も秘書どおしがまず電話で話す。

双方の役員が電話に出れるタイミングで「同時に」役員に電話を替わる(転送する)のだ。若しくは先方が当方より上の立場の場合は、当方が「先に」電話をかわる旨申し出るのが礼儀。

 

秘書をしていると、プライベートでのお店の電話とかも少し丁寧になりました。最初から常識を完ぺきに身に着けられていなかった私にとっては、秘書としてのスキルアップが常識を身につける事にもつながっている気がします。

 

さて、急に質問ですが、私が一番最近多用している、便利だなー、と思っている言葉は何でしょうか? 文章が長くなってきたので次回書きたいと思います。

 

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