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秘書の1日

お仕事(秘書_まじめ)

秘書の1日はボスが出社する前から始まり、ボスが帰った後まで続きます。

担当する役員によってスタイルが異なりますが、平均的な1日をご紹介します。

 

誰も書かなかった秘書の仕事―この際、書いてしまえっ

誰も書かなかった秘書の仕事―この際、書いてしまえっ

 

 

ボスの出社予定30分以上前(できれば1時間前)には遅くとも秘書は出社し、朝の準備をします。

1.(8時台:ボス出社前)新聞のチェック

・当社関連の記事がでていないか新聞をさらっとチェックし、ボスが購読する新聞を執務室にお入いれします。

 

2.(8時台:ボス出社前)ボスの執務室整備、給茶準備、スケジュール確認

・ボスの執務室のテーブルや椅子を整えます。

・執務机のインボックスを整理し、ボスが確認すべき決裁書類や資料等をインボックスに入れます。

・ボスのパソコンを立ち上げ、ボスが出社したらすぐに仕事を開始できる様に準備します。

・出社時に飲み物をだせる様、ポットのお湯を準備します。

・当日のスケジュールをボス出社前に確認します。

 

3.(9時:ボス出社)始業

・朝のご挨拶の後、当日のスケジュールをボスに説明します。

・朝のドリンクをお出しします。

 

4.(日昼)会議や打ち合わせ、面談等

・ボスが出社されたら、そこからは分刻みのスケジュールです。予定ができるだけおさない様、管理します。

・来客があればお客様をお迎えし、応接室にご案内、お茶出し、片付けをします。

・ボスへのアポ依頼や社内の打ち合わせの日程調整等、ひっきりなしに電話がかかってくるので、応対します。

・空き時間があれば、郵便物の整理や名刺の整理、アウトボックスに出された執務資料を整理します。

 

5.(12:00お昼)お昼休み

・ボスの体調管理の一環として、きっちりお昼休みをとれる様、配慮するのも秘書の仕事です。

・外食をされないボスの場合、ボスの好みにあわせてお昼ご飯を手配し、お昼休みにあわせてお食事をお出しします。

 

6.外勤

・外出時はボスが持参すべき招待状や資料、名刺をお渡しし、お見送りします。

・運転手さんにボスの出発を連絡します。

 

7.運転手さんとの打ち合わせ

・ボスが外勤中や会議中の時間を見計らい、運転手さんと明日の予定について打合せをします。駐車場や車寄せ情報、同乗者情報等、1つずつ細かく確認します。

 

8.(ボス退社)明日のご予定確認

・明日のスケジュール表を整理し、ボスに説明します。事前に目を通していただくべき資料があればお渡しします。

・ボスへのアポ依頼があった際は、お受けすべきかご判断をあおぎます。

 

9.(ボス退社後)残務処理

・ボスの執務室の片づけを行い、使用した茶器等の洗い物をします。

・ご指示事項の対応や1日でたまったメールの返信、出張手続きや会食の手配、会議室手配にプライベートなご依頼事項等、日中にこなせなかった仕事を一気に片付けます。

 

この様に秘書の1日は想像以上にハードで忙しいです。

仕事内容詳細についてはまた日を改めて書きますね~

 

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