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秘書が使う英語表現 (電話編)

外国のお客様からのお電話がかかってくる会社で働いていると、

秘書も英語での電話対応が必要になります。

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私自身、英語が得意ではないので、できれば英語の電話は応対したくないのですが、そうも言ってられないので頑張って対応しています。

私の場合はよく使うフレーズをまとめてノートにメモしています。英語の電話がかかってきたらすぐに確認できるので、意外と焦らず対応できます。

 

1.名前を名乗る場合

①こちらからお電話した場合

Hello. I am  [自分の名前] from [〇▼会社]. 

I am the assistant to the [担当役員の役職] Mr. ●●.

May I talk to [電話したい相手の名前]  in your [部署名] department please?

 

②先方からお電話いただいた場合

Good afternoon. This is [〇▼会社], [自分の名前] speaking. 

 

2.先方の名前、会社名が知りたい場合

May I ask who is calling? お名前をご教示いただけますか?

Could I have your company name? 御社名を教えていただけますか?

 

(もう一度聞きたい場合)

May I ask your name again?  お名前をもう一度教えていただけますか?

Could you please spell your name ? お名前のスペルを教えていただけますか?

 

3.相手の言っている事が聞き取れない場合

I am sorry but would you please speak more slowly? もう少しゆっくりお話しいただけますか?

Could you speak a little lowder please? もう少し大きな声でお話しいただけますか?

 

4.少しお待ちいただく場合

Please hold the line. (Could you hold the line please?)

Just a moment, please.

 

5.保留して取り次ぐ場合

I will put you through. おつなぎします。

I will put you through the person in charge. please hold the line. 担当者に代わりますので少々お待ちください。

Let me transfer you to the [担当部] department. 担当部におつなぎします。

Let me transfer you to his assistant. Just a moment please. 当該役員の担当秘書におつなぎします。少々お待ちください。

 

6.電話を取り次げない場合

I am afraid [担当役員] is away from his desk right now. 生憎離席中です。

I am sorry but [担当役員] is in the meeting now. 生憎会議中です。

I am afraid  [担当役員] is on a business trip. 生憎出張中です。

I am afraid [担当役員] is out of office now. 生憎外出しております。

I am afraid [担当役員] is on another line. 生憎別の電話にでております。

 

Would you like to leave a message? ご伝言を承ります。

Could I take a message? ご伝言を承ります。

 

I will ask him call you back later. 折り返しお電話する様申し伝えます。

Shall I have him call you back, when he is free? 手が空き次第折り返しお電話させましょうか?

 

7.連絡先を教えていただく場合

Could I have your phone number? お電話番号を教えていただけますか?

May I have your e-mail address? メールアドレスを教えていただけますか?

 

Let me repeat your  phone number/ e-mail address. 復唱いたします。

 

8.その他(よく使う表現)

How can I help you ? ご用件を承ります。

Certainly. かしこまりました。

It's correct. 間違いありません。

Would you please send me e-mail? E-mailでご用件を送付いただけますか?

 

秘書の英語〈実務ハンドブック〉

秘書の英語〈実務ハンドブック〉

 

 

 

秘書検定 2級

秘書の仕事って何?状態だった私はまず「秘書検定」の本を手にし、さらっと読むことに。

 

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数日たっても、ぱらぱら本を眺めているだけではいっこうに身につかないことに気づき、自分を追い込むために、秘書検定2級に申し込みました。

 

秘書検定2級は3,800円で受験でき、筆記試験のみなので、あまり意気込んで勉強しなくても大丈夫です。内容は、①秘書としての資質、②職務知識、③一般知識、④実技 マナー、接遇、⑤実技 技能となっています。

 

私自身、実際に試験までに勉強したのは10日ほどでしたが、無事合格できました。

(仕事をしながらですので勉強時間はかなり少なかったです。)

 

勉強に使用した本は1冊だけ。秘書検定 クイックマスター2級です。

 

秘書検定クイックマスター2級

秘書検定クイックマスター2級

 

 

秘書検定2級の対策本はたくさん出版されていますが、この1冊でも十分合格できると思います。心配な方は問題集も購入し、勉強されても良いかもしれません。 

 

社会人歴がある程度ある方でしたら、勉強しなくても正解できる問題が多くあると思いますが、秘書の業務に係る質問がたくさんあるため、秘書未経験の学生さん等はもう少し勉強時間が必要かもしれません。

私の場合は、一般常識が欠けていたため、例えば祝儀袋の使い方や手紙の前文、時候の挨拶、弔電等に関する内容を中心に勉強しました。

 

秘書の業務概要を一通り理解するためにも、また一般常識を身に着けるためにも良い機会になりました。

 

秘書求人の多くは準1級や1級保持者が条件になっている事が多く、秘書検定2級保持者ですと応募できるお仕事が限定されてしまう印象があります。

 

秘書としてお仕事されたい場合は準1級以上を目指される事をお勧めします。

 

秘書あるある2

以前も一度書いた「秘書あるある」

他にも色々あるので第二弾です!

 

1.(秘書というイメージとはかけはなれているかもしれませんが、)重いものを運ぶことが多いです。

※お中元やお歳暮等、贈り物のなかにはお酒等もあるので・・・。

 

2.秘書は女の世界。人間関係には気を遣う。

 

3.担当役員の序列が秘書の序列に反映されやすい。

例)秘書序列:社長秘書>専務秘書>常務秘書・・・

 

4.(担当役員の性格にもよりますが、)たまにお客様から頂いたお土産のおこぼれをいただける。

 

5.株主総会シーズン(6月)はレターがいっぱいくるので郵便物の処理に追われてちょっとイライラしている。

 

また「秘書あるある」が思いついたら第三段を書きますね。

 

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

 

 

 

 

秘書あるある1

秘書をされている方は「うんうん」と頷いてくださる方が多いのではないでしょうか?

「秘書あるある」を5つ。

 

1.外ランチになかなかいけない!

2.トイレに行く時間がなくて、膀胱炎にならないか心配になる。

3.秘書室内だけで、役員のあだ名をつけ、そのあだ名を使って秘書間で噂ばなし。

4.(意外かもしれませんが、)すごく若い秘書は少ない。

5.役員や管理職の異動情報が少し早めにわかる。

 

「秘書あるある」をあげだすときりがないので今日は5つだけにしておきます!

 

 

「秘書力」で人生を変える!

「秘書力」で人生を変える!

 

 

アルファベットを間違いなく電話で伝えるには (フォネティックコード)

秘書はしょっちゅう自分自身のメールアドレスを電話でお伝えする機会があります。

 例えば、こんな時。

1.担当役員の連絡先を問われた場合

お客様によっては、電話で担当役員のメールアドレスや携帯電話番号を尋ねてくることがありますが、基本的には役員への確認なしに担当役員のメールアドレスや電話番号をお伝えしないのが原則。

(連絡先の開示を担当役員が指示されている場合は別です。)

そんな時、上手に誘導して秘書の電話番号やメールアドレスをお伝えすることになります。

 

2.会食のご案内やセミナー詳細のご連絡を送付いただく場合

会食の参加者やお店情報、セミナーの参加者情報や駐車場の地図等、電話ではなかなか説明して頂きにくい情報は、メールでご連絡いただくことが多いです。

 

3.先方からのお電話内容がよくわからない場合(英語でのお電話等)

外国人のお客様からのお電話で、英語が早すぎたり、訛りが強くて、先方が何をお話されているのかよく理解できないとき、最後の手段として、自分自身のメールアドレスをお伝えし、メールでご依頼の内容を送ってもらいます。ご依頼内容を間違って理解し、役員に伝えてしまったら大問題ですしね。

 

 

さて、自分自身のメールアドレスをお伝えするとき、間違いなくお伝えするには、ゆっくり正確に伝えるだけでなく、アップルのA、ホテルのH (A for Apple, H for Hotel)です、といった形でお伝えする必要があります。

この様に、アルファベットの伝え間違いを防ぐためのコードをフォネティックコードと呼んでいて、通信関係や航空業界でよく使われている様です。

 

例えば、ZのZulu等、日本人にはあまり使ったことがないwordもあるので、フォネティックコードに必ずしもこだわる必要はないですが、手元に置いておくと、焦らないので安心して電話でメールアドレスをお伝えできるので、私は毎回使用しています。

wikipediaにも掲載されているので、馴染みがない方はお時間ある際に一度見てみてください。

 

PHONETIC CODE

PHONETIC CODE

 

 

 

言葉遣い

秘書になって、いい言葉だな、と感じた言葉。

それは、「恐れいります」です。

 

日本語として本当に正確なところは私もわかっていませんが、

ビジネスの場で「恐れ入ります」といえば、「すみません、申し訳ありません」だったり、「失礼ですが」「ありがとうございます」、「恐縮ですが」といった意味すべてが含まれているから。

 

・恐れ入りますがお電話番号をいただけますか?

・恐れ入りますが会社名、お役職、お名前を頂戴できますでしょうか?

(何かご配慮いただいて)恐れ入ります。

・恐れ入りますが少々お待ちいただけますか。

・恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか?

・お手数をおかけして恐れ入りますが何卒よろしくお願いいたします。

 

といった風に、様々なシーンで使える「恐れ入ります」。

万能なので、頼りすぎない様に留意しながら、今後も使いたいと思います!

 

 

伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術

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言葉遣い(電話対応)

電話対応の時の言葉遣い。

外部の方とアポを調整する際、先方の秘書さんとお話しするので、毎日他企業の秘書さんとお話しするが、秘書によってその会社のイメージがかわることもある。

なので、電話対応は本当に大切。

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書経験ゼロだった私は、先輩秘書の電話応対や先方秘書さんの言葉遣いを聞いて学び、今まであまり馴染みがなかった言葉も使う様になりました。

例えば、こんな言葉。

・生憎

・かしこまりました。

・恐れ入りますが

・御受け致しかねます。

・差支えなければ

・後程あらためます(もう一度電話するとき)

・念のため復唱いたします(お電話番号等)

・同時に代わらせていただきます

 

最初一番戸惑ったのは、「同時にかわらせていただきます」「先にかわらせていただきます」という言葉。先方の秘書さんに言われて、何のことかさっぱりわからなかった私(笑)。

 

どこの会社も役員は多忙なたため、電話で話すのも日時調整が必要。

なので、通常、役員宛の電話は秘書の電話番号に転送される様設定されています。

双方の役員本人が電話で話す場合も秘書どおしがまず電話で話す。

双方の役員が電話に出れるタイミングで「同時に」役員に電話を替わる(転送する)のだ。若しくは先方が当方より上の立場の場合は、当方が「先に」電話をかわる旨申し出るのが礼儀。

 

秘書をしていると、プライベートでのお店の電話とかも少し丁寧になりました。最初から常識を完ぺきに身に着けられていなかった私にとっては、秘書としてのスキルアップが常識を身につける事にもつながっている気がします。

 

さて、急に質問ですが、私が一番最近多用している、便利だなー、と思っている言葉は何でしょうか? 文章が長くなってきたので次回書きたいと思います。

 

美しい女性(ひと)をつくる 言葉のお作法

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きょうから直したい言葉遣い この間違いに気付くと目が覚める

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