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秘書あるある1

秘書をされている方は「うんうん」と頷いてくださる方が多いのではないでしょうか?

「秘書あるある」を5つ。

 

1.外ランチになかなかいけない!

2.トイレに行く時間がなくて、膀胱炎にならないか心配になる。

3.秘書室内だけで、役員のあだ名をつけ、そのあだ名を使って秘書間で噂ばなし。

4.(意外かもしれませんが、)すごく若い秘書は少ない。

5.役員や管理職の異動情報が少し早めにわかる。

 

「秘書あるある」をあげだすときりがないので今日は5つだけにしておきます!

 

 

「秘書力」で人生を変える!

「秘書力」で人生を変える!

 

 

アルファベットを間違いなく電話で伝えるには (フォネティックコード)

秘書はしょっちゅう自分自身のメールアドレスを電話でお伝えする機会があります。

 例えば、こんな時。

1.担当役員の連絡先を問われた場合

お客様によっては、電話で担当役員のメールアドレスや携帯電話番号を尋ねてくることがありますが、基本的には役員への確認なしに担当役員のメールアドレスや電話番号をお伝えしないのが原則。

(連絡先の開示を担当役員が指示されている場合は別です。)

そんな時、上手に誘導して秘書の電話番号やメールアドレスをお伝えすることになります。

 

2.会食のご案内やセミナー詳細のご連絡を送付いただく場合

会食の参加者やお店情報、セミナーの参加者情報や駐車場の地図等、電話ではなかなか説明して頂きにくい情報は、メールでご連絡いただくことが多いです。

 

3.先方からのお電話内容がよくわからない場合(英語でのお電話等)

外国人のお客様からのお電話で、英語が早すぎたり、訛りが強くて、先方が何をお話されているのかよく理解できないとき、最後の手段として、自分自身のメールアドレスをお伝えし、メールでご依頼の内容を送ってもらいます。ご依頼内容を間違って理解し、役員に伝えてしまったら大問題ですしね。

 

 

さて、自分自身のメールアドレスをお伝えするとき、間違いなくお伝えするには、ゆっくり正確に伝えるだけでなく、アップルのA、ホテルのH (A for Apple, H for Hotel)です、といった形でお伝えする必要があります。

この様に、アルファベットの伝え間違いを防ぐためのコードをフォネティックコードと呼んでいて、通信関係や航空業界でよく使われている様です。

 

例えば、ZのZulu等、日本人にはあまり使ったことがないwordもあるので、フォネティックコードに必ずしもこだわる必要はないですが、手元に置いておくと、焦らないので安心して電話でメールアドレスをお伝えできるので、私は毎回使用しています。

wikipediaにも掲載されているので、馴染みがない方はお時間ある際に一度見てみてください。

 

PHONETIC CODE

PHONETIC CODE

 

 

 

言葉遣い

秘書になって、いい言葉だな、と感じた言葉。

それは、「恐れいります」です。

 

日本語として本当に正確なところは私もわかっていませんが、

ビジネスの場で「恐れ入ります」といえば、「すみません、申し訳ありません」だったり、「失礼ですが」「ありがとうございます」、「恐縮ですが」といった意味すべてが含まれているから。

 

・恐れ入りますがお電話番号をいただけますか?

・恐れ入りますが会社名、お役職、お名前を頂戴できますでしょうか?

(何かご配慮いただいて)恐れ入ります。

・恐れ入りますが少々お待ちいただけますか。

・恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか?

・お手数をおかけして恐れ入りますが何卒よろしくお願いいたします。

 

といった風に、様々なシーンで使える「恐れ入ります」。

万能なので、頼りすぎない様に留意しながら、今後も使いたいと思います!

 

 

伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術

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言葉遣い(電話対応)

電話対応の時の言葉遣い。

外部の方とアポを調整する際、先方の秘書さんとお話しするので、毎日他企業の秘書さんとお話しするが、秘書によってその会社のイメージがかわることもある。

なので、電話対応は本当に大切。

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書経験ゼロだった私は、先輩秘書の電話応対や先方秘書さんの言葉遣いを聞いて学び、今まであまり馴染みがなかった言葉も使う様になりました。

例えば、こんな言葉。

・生憎

・かしこまりました。

・恐れ入りますが

・御受け致しかねます。

・差支えなければ

・後程あらためます(もう一度電話するとき)

・念のため復唱いたします(お電話番号等)

・同時に代わらせていただきます

 

最初一番戸惑ったのは、「同時にかわらせていただきます」「先にかわらせていただきます」という言葉。先方の秘書さんに言われて、何のことかさっぱりわからなかった私(笑)。

 

どこの会社も役員は多忙なたため、電話で話すのも日時調整が必要。

なので、通常、役員宛の電話は秘書の電話番号に転送される様設定されています。

双方の役員本人が電話で話す場合も秘書どおしがまず電話で話す。

双方の役員が電話に出れるタイミングで「同時に」役員に電話を替わる(転送する)のだ。若しくは先方が当方より上の立場の場合は、当方が「先に」電話をかわる旨申し出るのが礼儀。

 

秘書をしていると、プライベートでのお店の電話とかも少し丁寧になりました。最初から常識を完ぺきに身に着けられていなかった私にとっては、秘書としてのスキルアップが常識を身につける事にもつながっている気がします。

 

さて、急に質問ですが、私が一番最近多用している、便利だなー、と思っている言葉は何でしょうか? 文章が長くなってきたので次回書きたいと思います。

 

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ボスのお昼ごはん

担当役員にもよりますが、ボスのお昼ご飯を準備するのが仕事の1つになっている秘書さんも多いはず。

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会社の社長とかって何食べてるか、全然知らなかったけど、てっきり美味しい豪華な昼食してると思っていた私。

 

勿論役員の性格によっても異なりますし、愛妻弁当派の方や外食派の方もいますが、中で食べる役員の場合、実はコンビニとかほっともっと、オリジン弁当等のお惣菜が多いみたいです。

 

私の担当役員だけかな?と思っていたんですが、

最近他の会社の秘書さんとお話する機会があったとき、ちょこっと聞いてみたら、「実はコンビニです!」と言われ(驚)。

ボスの昼食内容をせきららに外部の方へお話しすることはできないため、「へー、そうなんですね、うちもコンビニで調達することもあります」なんて言いましたが、心の中では一緒だー!!!って思っていました。

 

要は、、役員って我々一般職員が想像している以上に忙しいんですよ。

正直、毎日外食に出られると秘書は困ります。できるだけ1時間のお昼休みをとる様に努力しますが時には難しい時もあり、30分や45分でお昼休みをゆっくり過ごしてもらうためにはコンビニやお惣菜を秘書が買い出しに行き、お昼にお出しするのが早くていいんです。

 

以前の勤務先はオリジン弁当が近くにあったので、オリジン弁当を多用していましたが、今はないのでコンビニに頼りっきりです。オリジン弁当はお手ふきをもらえないのがマイナスなんですが、やはりお惣菜の種類が多いので、ボスが昼食に飽きないためにも近くに出店してくれると嬉しいです。オーガニックのお店なんかもできるともっといいなー。

 

言葉遣い (対役員)

秘書室にきて、戸惑ったのが他の秘書さんの言葉遣い。

プロの秘書さんは言葉遣いや所作が丁寧で、日頃から使用して慣れてらっしゃるのでとても自然でびっくりしたのを覚えています。

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お客様、電話応対、メール、担当役員、他の役員等、あらゆる方に丁寧に、かつ美しい日本語で接する必要があるのですが、担当役員に対しては下記の様な日本語を使用する様、こころがけていました。

(最初はメモに書いて練習していましたが、慣れると自然に口からでてくるものです。)

①会議後や外勤から戻られた際、お帰りの時は、

× お疲れ様です。

○ お疲れ様でございました。

 

②昼食をお伺いする際は、

× 昼食は何にされますか。

○ 昼食は何を召し上がられますか。(何を召し上がりますか。)

(お飲み物の場合、「お飲み物はいかがいたしましょうか?」になる。)

 

③○月●日に予定を追加できるか、役員から問われた場合、

× 大丈夫です。

○ 先約はないため問題ございません。

 

④報告事項をお伝えした時、

× 以上です。

○ 以上でございます。

 

また時間があるときに電話対応の際の言葉遣い等、私自身が注意していた点を書きたいと思います。

 

 

 

 

秘書の1日

秘書の1日はボスが出社する前から始まり、ボスが帰った後まで続きます。

担当する役員によってスタイルが異なりますが、平均的な1日をご紹介します。

 

誰も書かなかった秘書の仕事―この際、書いてしまえっ

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ボスの出社予定30分以上前(できれば1時間前)には遅くとも秘書は出社し、朝の準備をします。

1.(8時台:ボス出社前)新聞のチェック

・当社関連の記事がでていないか新聞をさらっとチェックし、ボスが購読する新聞を執務室にお入いれします。

 

2.(8時台:ボス出社前)ボスの執務室整備、給茶準備、スケジュール確認

・ボスの執務室のテーブルや椅子を整えます。

・執務机のインボックスを整理し、ボスが確認すべき決裁書類や資料等をインボックスに入れます。

・ボスのパソコンを立ち上げ、ボスが出社したらすぐに仕事を開始できる様に準備します。

・出社時に飲み物をだせる様、ポットのお湯を準備します。

・当日のスケジュールをボス出社前に確認します。

 

3.(9時:ボス出社)始業

・朝のご挨拶の後、当日のスケジュールをボスに説明します。

・朝のドリンクをお出しします。

 

4.(日昼)会議や打ち合わせ、面談等

・ボスが出社されたら、そこからは分刻みのスケジュールです。予定ができるだけおさない様、管理します。

・来客があればお客様をお迎えし、応接室にご案内、お茶出し、片付けをします。

・ボスへのアポ依頼や社内の打ち合わせの日程調整等、ひっきりなしに電話がかかってくるので、応対します。

・空き時間があれば、郵便物の整理や名刺の整理、アウトボックスに出された執務資料を整理します。

 

5.(12:00お昼)お昼休み

・ボスの体調管理の一環として、きっちりお昼休みをとれる様、配慮するのも秘書の仕事です。

・外食をされないボスの場合、ボスの好みにあわせてお昼ご飯を手配し、お昼休みにあわせてお食事をお出しします。

 

6.外勤

・外出時はボスが持参すべき招待状や資料、名刺をお渡しし、お見送りします。

・運転手さんにボスの出発を連絡します。

 

7.運転手さんとの打ち合わせ

・ボスが外勤中や会議中の時間を見計らい、運転手さんと明日の予定について打合せをします。駐車場や車寄せ情報、同乗者情報等、1つずつ細かく確認します。

 

8.(ボス退社)明日のご予定確認

・明日のスケジュール表を整理し、ボスに説明します。事前に目を通していただくべき資料があればお渡しします。

・ボスへのアポ依頼があった際は、お受けすべきかご判断をあおぎます。

 

9.(ボス退社後)残務処理

・ボスの執務室の片づけを行い、使用した茶器等の洗い物をします。

・ご指示事項の対応や1日でたまったメールの返信、出張手続きや会食の手配、会議室手配にプライベートなご依頼事項等、日中にこなせなかった仕事を一気に片付けます。

 

この様に秘書の1日は想像以上にハードで忙しいです。

仕事内容詳細についてはまた日を改めて書きますね~

 

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