ボスのお昼ごはん

担当役員にもよりますが、ボスのお昼ご飯を準備するのが仕事の１つになっている秘書さんも多いはず。

会社の社長とかって何食べてるか、全然知らなかったけど、てっきり美味しい豪華な昼食してると思っていた私。

勿論役員の性格によっても異なりますし、愛妻弁当派の方や外食派の方もいますが、中で食べる役員の場合、実はコンビニとかほっともっと、オリジン弁当等のお惣菜が多いみたいです。

私の担当役員だけかな？と思っていたんですが、

最近他の会社の秘書さんとお話する機会があったとき、ちょこっと聞いてみたら、「実はコンビニです！」と言われ（驚）。

ボスの昼食内容をせきららに外部の方へお話しすることはできないため、「へー、そうなんですね、うちもコンビニで調達することもあります」なんて言いましたが、心の中では一緒だー！！！って思っていました。

要は、、役員って我々一般職員が想像している以上に忙しいんですよ。

正直、毎日外食に出られると秘書は困ります。できるだけ1時間のお昼休みをとる様に努力しますが時には難しい時もあり、30分や45分でお昼休みをゆっくり過ごしてもらうためにはコンビニやお惣菜を秘書が買い出しに行き、お昼にお出しするのが早くていいんです。

以前の勤務先はオリジン弁当が近くにあったので、オリジン弁当を多用していましたが、今はないのでコンビニに頼りっきりです。オリジン弁当はお手ふきをもらえないのがマイナスなんですが、やはりお惣菜の種類が多いので、ボスが昼食に飽きないためにも近くに出店してくれると嬉しいです。オーガニックのお店なんかもできるともっといいなー。

言葉遣い （対役員）

秘書室にきて、戸惑ったのが他の秘書さんの言葉遣い。

プロの秘書さんは言葉遣いや所作が丁寧で、日頃から使用して慣れてらっしゃるのでとても自然でびっくりしたのを覚えています。

お客様、電話応対、メール、担当役員、他の役員等、あらゆる方に丁寧に、かつ美しい日本語で接する必要があるのですが、担当役員に対しては下記の様な日本語を使用する様、こころがけていました。

（最初はメモに書いて練習していましたが、慣れると自然に口からでてくるものです。）

①会議後や外勤から戻られた際、お帰りの時は、

×　お疲れ様です。

○　お疲れ様でございました。

②昼食をお伺いする際は、

×　昼食は何にされますか。

○　昼食は何を召し上がられますか。（何を召し上がりますか。）

（お飲み物の場合、「お飲み物はいかがいたしましょうか？」になる。）

③○月●日に予定を追加できるか、役員から問われた場合、

×　大丈夫です。

○　先約はないため問題ございません。

④報告事項をお伝えした時、

×　以上です。

○　以上でございます。

また時間があるときに電話対応の際の言葉遣い等、私自身が注意していた点を書きたいと思います。

敬語「そのまま使える」ハンドブック: できる人の「この言葉づかい」「この話し方」 (知的生きかた文庫)

秘書の1日

秘書の1日はボスが出社する前から始まり、ボスが帰った後まで続きます。

担当する役員によってスタイルが異なりますが、平均的な1日をご紹介します。

誰も書かなかった秘書の仕事―この際、書いてしまえっ

ボスの出社予定30分以上前（できれば1時間前）には遅くとも秘書は出社し、朝の準備をします。

１．（8時台：ボス出社前）新聞のチェック

・当社関連の記事がでていないか新聞をさらっとチェックし、ボスが購読する新聞を執務室にお入いれします。

２．（8時台：ボス出社前）ボスの執務室整備、給茶準備、スケジュール確認

・ボスの執務室のテーブルや椅子を整えます。

・執務机のインボックスを整理し、ボスが確認すべき決裁書類や資料等をインボックスに入れます。

・ボスのパソコンを立ち上げ、ボスが出社したらすぐに仕事を開始できる様に準備します。

・出社時に飲み物をだせる様、ポットのお湯を準備します。

・当日のスケジュールをボス出社前に確認します。

３．（9時：ボス出社）始業

・朝のご挨拶の後、当日のスケジュールをボスに説明します。

・朝のドリンクをお出しします。

４．（日昼）会議や打ち合わせ、面談等

・ボスが出社されたら、そこからは分刻みのスケジュールです。予定ができるだけおさない様、管理します。

・来客があればお客様をお迎えし、応接室にご案内、お茶出し、片付けをします。

・ボスへのアポ依頼や社内の打ち合わせの日程調整等、ひっきりなしに電話がかかってくるので、応対します。

・空き時間があれば、郵便物の整理や名刺の整理、アウトボックスに出された執務資料を整理します。

５．（12:00お昼）お昼休み

・ボスの体調管理の一環として、きっちりお昼休みをとれる様、配慮するのも秘書の仕事です。

・外食をされないボスの場合、ボスの好みにあわせてお昼ご飯を手配し、お昼休みにあわせてお食事をお出しします。

６．外勤

・外出時はボスが持参すべき招待状や資料、名刺をお渡しし、お見送りします。

・運転手さんにボスの出発を連絡します。

７．運転手さんとの打ち合わせ

・ボスが外勤中や会議中の時間を見計らい、運転手さんと明日の予定について打合せをします。駐車場や車寄せ情報、同乗者情報等、１つずつ細かく確認します。

８．（ボス退社）明日のご予定確認

・明日のスケジュール表を整理し、ボスに説明します。事前に目を通していただくべき資料があればお渡しします。

・ボスへのアポ依頼があった際は、お受けすべきかご判断をあおぎます。

９．（ボス退社後）残務処理

・ボスの執務室の片づけを行い、使用した茶器等の洗い物をします。

・ご指示事項の対応や1日でたまったメールの返信、出張手続きや会食の手配、会議室手配にプライベートなご依頼事項等、日中にこなせなかった仕事を一気に片付けます。

この様に秘書の1日は想像以上にハードで忙しいです。

仕事内容詳細についてはまた日を改めて書きますね～

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秘書の種類

秘書と一言で言っても色々な秘書がいます。

タイプで分けると、

①個人秘書

ひとりで1人のボスを担当する秘書。

②グループ秘書

複数の秘書で複数のボスを担当する秘書。

たいていは、秘書室にいる秘書複数名で仕事をします。

仕事の内容は秘書によっても異なります。

①上席の秘書（総合職の管理職、たいていは男性秘書）はボスから指示があった資料の作成や面談、各種打合せの同席を担当します。

②一般の秘書（大半は女性。総合職/一般職/派遣スタッフ等は電話応対や日程管理、郵便物整理や文書整理、出張手配等を担当します。

上席の秘書がいない場合は「秘書」がすべて担当することもありますし、業務部にお願いする事もあります。

一言で「秘書」といっても仕事は様々ですし、ボスの性格によっても全く違います。

次回は秘書の1日について書きたいと思います。

配属されたらはじめに読む本 秘書室

来月から秘書

秘書経験がまったくないのに、来月から秘書になってください、と人事担当者から言われた30代、一応総合職の私。 

はい！？　

なぜ私が！？

秘書って急に言われても何すればいいの？

どんな服着る必要あるの？　等、いきなりの人事発令に戸惑いしかなかった私ですが、

なんとか秘書を続けております。

秘書の仕事や秘書検定の内容など、時間があるときにたまーにゆるーく書いていきたいと思います。