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総理大臣夫人付秘書の件 雑感

お仕事(秘書_雑談)

最近何かと話題の「総理大臣夫人付秘書」

 

秘書をしている私ですが、SPだけじゃなくて、総理大臣夫人付秘書が5人もついてらっしゃるとは、今回、初めて知りました。

 

今回の「秘書」問題には色々個人的に思うところがあったので、雑感を書きたいと思います。

 

「一国民」として感じるのは、総理大臣夫人は「公人」だろうということ。

総理大臣夫人は総理や大臣と違い、任命を受けていないとはいえ、やはり影響力のある方だし、だからこそ総理とともに海外出張等されるんだと思います。

5人も必要なのかは私にはよくわかりませんが、総理夫人は「公人」だと整理した上で必要な数の公務員の秘書をつけるのが自然じゃないかな、と思います。その代わり、プライベートも含め、総理夫人は影響力がある事を自覚した行動をとる必要があるんだと思います。

他の国のファーストレディーも同様じゃないんでしょうか?違うのかな?

 

プライベートで受ける用務が多い方であれば、秘書については、公務員の秘書と私設秘書の両方をつけるのも一案かもしれません。

 

ただ、(総理大臣夫人といった本当のトップの方はよくわかりませんが、)私自身が秘書をしていて感じるのは、秘書をつける様な地位のある方の場合、どこまでが「公務(=その会社の業務)」で、どこまでが「公務外(=その会社の業務外)」なのかの線引きがとっても難しいという点です。

 

例えば、会食のセッティングをする場合、同級生との会食であったとしても相手の方が影響力があり、地位のある方であれば、意見交換をしたり、ネットワークを構築することが将来的にその会社のメリットになることがよくあるのではないでしょうか。

 

また、地位のある方の場合、名誉職についてらっしゃったり、他企業の役職を兼務されている事も多いと思いますが、これはすべて業務外だから秘書としてサポートしません!という秘書は少なく、自身が勤める会社の業務外であったとしてもサポートしている秘書がほとんどだと思います。やはり、ボスからすると、1人の秘書が全てを纏めてサポートしてくれたらありがたいですよね。

 

何が正解なのかは正直わからないのですが、「秘書」が最近ニュースでも色々取り上げられているので書いてみました。また気が向けばこの件について雑感を書きたいと思います。

秘書あるある3

お仕事(秘書_雑談)

「秘書あるある」第三段!

 

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1.ボスのことを同僚や本当に気ごころしれた友人に飲み会等で話すとき、必ず周りを確認します。誰が聞いてるかわからないので。あ、機密事項はもちろん誰にも話しませんよ。

 

2.秘書自身は覚えがないがないのに、たくさんの社員が私のことを認識し、「〇〇役員の秘書さんですよね?先日はありがとうございました。」とか、「いつもお忙しいですか?」と言われることが多い。打合せの調整等で電話やメールをしたんだと思いますが、毎日あまりにも多くの社内/社外関係者とやり取りをするため、覚えていない事も多いです。でも、笑顔で「こちらこそありがとうございました。」とか、「そんなに最近は忙しくないですよ。」等、相槌をうち、後から誰だったっけ・・・?と考えています。

 

3.仕事上多くの方と連絡をとるものの、多くは管理職のハイレベルな方ばかり。自然と同年代の同僚との関わり(雑談)が減り、意外に孤独です。また、秘書は役員のお部屋の近くにいるケースが多いため、若手職員はあまり秘書課に来る機会がないですし、秘書課に近づく事をためらう方が多いです。

 

4.嫌でも担当役員の家族や親族情報が把握できてしまう。家族構成はもちろんのこと、奥様との力関係や御子息のこと、ペットのこと、ご家族の趣味等など色んな事を知れちゃいます。

 

5.お食事だけで1人数万円のお店等、秘書がプライベートでは使えない様な高級なお店にも詳しくなります。世の中には高級なお店がこんなにあるんだと最初はびっくりしたものです。

 

「秘書あるある」はまだまだあるので、また時間ができたら書きます!

 

東京 大人のための隠れ家レストラン 2014年版 (saita mook)

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秘書が使用している文房具グッズ (文書整理)

お仕事(秘書_まじめ)

秘書は様々な文房具を日々活用していますが、そのなかの一つをご紹介します。

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秘書の重要な仕事の1つが担当役員宛郵便物の整理です。

毎日たくさんご招待状、ご案内状が届きますので、1つずつ出欠を確認し、先方に連絡をします。

そして、招待状を当日持参する必要があるレセプションや式典がほとんどなので、当日すぐにボスにお渡しできる様、整理しておきます。

 

その際に活躍するのが31枚ポケットがついているファイルです。 

出欠連絡をしたご招待状、地図等をその日付のファイルシートに整理しておきます。

下記2ファイルは共に便利なファイルです。

ボスのご招待状の数によって使い分けるのがお勧めです。

私の担当役員は頂くご招待状が多いので、伸びるファイル(下の方)を最近愛用中です。

  

 

また時間がある時に使用している文房具をご紹介したいと思います。

 

秘書が使う英語表現 (電話編)

お仕事(秘書_まじめ)

外国のお客様からのお電話がかかってくる会社で働いていると、

秘書も英語での電話対応が必要になります。

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私自身、英語が得意ではないので、できれば英語の電話は応対したくないのですが、そうも言ってられないので頑張って対応しています。

私の場合はよく使うフレーズをまとめてノートにメモしています。英語の電話がかかってきたらすぐに確認できるので、意外と焦らず対応できます。

 

1.名前を名乗る場合

①こちらからお電話した場合

Hello. I am  [自分の名前] from [〇▼会社]. 

I am the assistant to the [担当役員の役職] Mr. ●●.

May I talk to [電話したい相手の名前]  in your [部署名] department please?

 

②先方からお電話いただいた場合

Good afternoon. This is [〇▼会社], [自分の名前] speaking. 

 

2.先方の名前、会社名が知りたい場合

May I ask who is calling? お名前をご教示いただけますか?

Could I have your company name? 御社名を教えていただけますか?

 

(もう一度聞きたい場合)

May I ask your name again?  お名前をもう一度教えていただけますか?

Could you please spell your name ? お名前のスペルを教えていただけますか?

 

3.相手の言っている事が聞き取れない場合

I am sorry but would you please speak more slowly? もう少しゆっくりお話しいただけますか?

Could you speak a little lowder please? もう少し大きな声でお話しいただけますか?

 

4.少しお待ちいただく場合

Please hold the line. (Could you hold the line please?)

Just a moment, please.

 

5.保留して取り次ぐ場合

I will put you through. おつなぎします。

I will put you through the person in charge. please hold the line. 担当者に代わりますので少々お待ちください。

Let me transfer you to the [担当部] department. 担当部におつなぎします。

Let me transfer you to his assistant. Just a moment please. 当該役員の担当秘書におつなぎします。少々お待ちください。

 

6.電話を取り次げない場合

I am afraid [担当役員] is away from his desk right now. 生憎離席中です。

I am sorry but [担当役員] is in the meeting now. 生憎会議中です。

I am afraid  [担当役員] is on a business trip. 生憎出張中です。

I am afraid [担当役員] is out of office now. 生憎外出しております。

I am afraid [担当役員] is on another line. 生憎別の電話にでております。

 

Would you like to leave a message? ご伝言を承ります。

Could I take a message? ご伝言を承ります。

 

I will ask him call you back later. 折り返しお電話する様申し伝えます。

Shall I have him call you back, when he is free? 手が空き次第折り返しお電話させましょうか?

 

7.連絡先を教えていただく場合

Could I have your phone number? お電話番号を教えていただけますか?

May I have your e-mail address? メールアドレスを教えていただけますか?

 

Let me repeat your  phone number/ e-mail address. 復唱いたします。

 

8.その他(よく使う表現)

How can I help you ? ご用件を承ります。

Certainly. かしこまりました。

It's correct. 間違いありません。

Would you please send me e-mail? E-mailでご用件を送付いただけますか?

 

秘書の英語〈実務ハンドブック〉

秘書の英語〈実務ハンドブック〉

 

 

 

秘書検定 2級

秘書検定

秘書の仕事って何?状態だった私はまず「秘書検定」の本を手にし、さらっと読むことに。

 

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数日たっても、ぱらぱら本を眺めているだけではいっこうに身につかないことに気づき、自分を追い込むために、秘書検定2級に申し込みました。

 

秘書検定2級は3,800円で受験でき、筆記試験のみなので、あまり意気込んで勉強しなくても大丈夫です。内容は、①秘書としての資質、②職務知識、③一般知識、④実技 マナー、接遇、⑤実技 技能となっています。

 

私自身、実際に試験までに勉強したのは10日ほどでしたが、無事合格できました。

(仕事をしながらですので勉強時間はかなり少なかったです。)

 

勉強に使用した本は1冊だけ。秘書検定 クイックマスター2級です。

 

秘書検定クイックマスター2級

秘書検定クイックマスター2級

 

 

秘書検定2級の対策本はたくさん出版されていますが、この1冊でも十分合格できると思います。心配な方は問題集も購入し、勉強されても良いかもしれません。 

 

社会人歴がある程度ある方でしたら、勉強しなくても正解できる問題が多くあると思いますが、秘書の業務に係る質問がたくさんあるため、秘書未経験の学生さん等はもう少し勉強時間が必要かもしれません。

私の場合は、一般常識が欠けていたため、例えば祝儀袋の使い方や手紙の前文、時候の挨拶、弔電等に関する内容を中心に勉強しました。

 

秘書の業務概要を一通り理解するためにも、また一般常識を身に着けるためにも良い機会になりました。

 

秘書求人の多くは準1級や1級保持者が条件になっている事が多く、秘書検定2級保持者ですと応募できるお仕事が限定されてしまう印象があります。

 

秘書としてお仕事されたい場合は準1級以上を目指される事をお勧めします。

 

秘書あるある2

お仕事(秘書_雑談)

以前も一度書いた「秘書あるある」

他にも色々あるので第二弾です!

 

1.(秘書というイメージとはかけはなれているかもしれませんが、)重いものを運ぶことが多いです。

※お中元やお歳暮等、贈り物のなかにはお酒等もあるので・・・。

 

2.秘書は女の世界。人間関係には気を遣う。

 

3.担当役員の序列が秘書の序列に反映されやすい。

例)秘書序列:社長秘書>専務秘書>常務秘書・・・

 

4.(担当役員の性格にもよりますが、)たまにお客様から頂いたお土産のおこぼれをいただける。

 

5.株主総会シーズン(6月)はレターがいっぱいくるので郵便物の処理に追われてちょっとイライラしている。

 

また「秘書あるある」が思いついたら第三段を書きますね。

 

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

「できる秘書」と「ダメ秘書」の習慣

 

 

 

 

秘書あるある1

お仕事(秘書_雑談)

秘書をされている方は「うんうん」と頷いてくださる方が多いのではないでしょうか?

「秘書あるある」を5つ。

 

1.外ランチになかなかいけない!

2.トイレに行く時間がなくて、膀胱炎にならないか心配になる。

3.秘書室内だけで、役員のあだ名をつけ、そのあだ名を使って秘書間で噂ばなし。

4.(意外かもしれませんが、)すごく若い秘書は少ない。

5.役員や管理職の異動情報が少し早めにわかる。

 

「秘書あるある」をあげだすときりがないので今日は5つだけにしておきます!

 

 

「秘書力」で人生を変える!

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